8.2. Quy trình Cân đối và Báo cáo
A. Các khái niệm cốt lõi (Concepts)
| Thuật ngữ | Giải thích |
|---|---|
| Nhật ký Chứng khoán (Stock Move Blotter) | Sổ ghi chép mọi biến động nhập/xuất chứng khoán diễn ra trong ngày. |
| Break (Mất cân đối) | Lỗi xảy ra khi tổng số nhập vào không khớp với tổng số xuất ra hoặc không khớp với sổ cái. |
| Tài khoản Đối ứng (Offset Account) | Tài khoản trung gian dùng để hạch toán tạm thời khi chứng khoán di chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác. |
B. Nội dung chính (Main Content)
1. Báo cáo Nhập xuất (Movement Reporting)
Hàng ngày, chứng khoán di chuyển liên tục:
- Khách A mua -> Nhập kho.
- Khách B bán -> Xuất kho đi giao.
- Công ty mang đi cầm cố. Mọi giao dịch này đều được ghi vào Nhật ký (Blotter).
2. Ví dụ về Sự Cân đối (Balancing)
Giả sử ngày hôm nay có các giao dịch cổ phiếu ABC:
- Bên Long (Tăng sở hữu/Giảm sở hữu):
- Ông Cung mua 75 cp (+75).
- Ông Thảo bán 100 cp (-100).
- Tự doanh mua 50 cp (+50).
- -> Net thay đổi quyền sở hữu: +25 cp.
- Bên Short (Thay đổi vị trí):
- Nhận từ Lưu ký về 125 cp (để giao cho ông Cung và Tự doanh).
- Gửi đi 100 cp (để trả cho ông Thảo bán).
- -> Net thay đổi kho: +25 cp.
=> Kết quả: +25 (Long) và +25 (Short) -> Cân đối (Balanced).
3. Xử lý Mất cân đối (Break Resolution)
Nếu hệ thống báo lỗi (Imbalance), nhân viên Stock Record phải:
- Truy soát lại từng bút toán trong ngày.
- Kiểm tra xem có nhập sai mã chứng khoán không (ví dụ nhầm cổ phiếu A thành cổ phiếu B).
- Kiểm tra xem có nhập sai tài khoản khách hàng không.
- Lập bút toán điều chỉnh (Correction entry) ngay lập tức.
D. Lưu ý đặc biệt (Notes)
IMPORTANT
Tỷ lệ lỗi: Khoảng 90% lỗi mất cân đối là do con người (nhập liệu sai mã, sai số lượng). Hệ thống máy tính hiện đại đã giảm thiểu điều này rất nhiều, nhưng việc kiểm tra thủ công (Reconciliation) vẫn là chốt chặn cuối cùng.