8.4. Kiểm toán và Kiểm kê
A. Các khái niệm cốt lõi (Concepts)
| Thuật ngữ | Giải thích |
|---|---|
| Kiểm kê định kỳ (Box Count) | Đếm vật lý toàn bộ chứng chỉ trong két sắt để đối chiếu với sổ sách. |
| Xác nhận bên ngoài (External Confirmation) | Gửi thư hỏi Ngân hàng/Lưu ký/Khách hàng để xác nhận số dư họ đang giữ/nợ công ty có khớp không. |
| Kiểm toán Tuân thủ (Compliance Audit) | Kiểm tra xem quy trình ghi chép có đúng luật chứng khoán không. |
B. Nội dung chính (Main Content)
Để đảm bảo sổ sách phản ánh đúng thực tế, hoạt động kiểm toán (Audit) là bắt buộc.
1. Chu kỳ Kiểm kê (The Count)
- Theo Quý (Quarterly): Bắt buộc đếm 100% chứng khoán trong két sắt.
- Theo Năm (Annually): Kiểm toán độc lập sẽ vào cuộc kiểm tra toàn diện.
2. Quy trình Kiểm kê
- Đóng băng kho (Freeze the Vault): Không ai được nhập/xuất trong lúc đang đếm.
- Đếm mù (Blind Count): Nhân viên đếm không được biết trước số liệu trên sổ sách (để tránh thiên kiến).
- Đối chiếu (Reconciliation): So sánh Số thực tế (Physical count) vs Số trên sổ (Book record).
- Nếu Khớp: Tốt.
- Nếu Lệch: Phải giải trình. Nếu thiếu hàng thật (Short count) -> Công ty phải bỏ tiền túi mua bù ngay lập tức vào kho để đảm bảo tài sản cho khách.
3. Các loại lỗi thường gặp
- Giao nhầm hàng: Lẽ ra giao cổ phiếu A lại lấy nhầm cổ phiếu B.
- Thất lạc chứng chỉ: Để quên trong ngăn kéo, kẹp vào hồ sơ khác.
- Bút toán sai: Hàng đã xuất đi nhưng quên chưa ghi sổ (dẫn đến Sổ còn mà Kho hết).
D. Lưu ý đặc biệt (Notes)
WARNING
Trách nhiệm Giải trình: Bất kỳ sự thiếu hụt nào không giải trình được đều bị coi là dấu hiệu của gian lận nội bộ hoặc trộm cắp. Bộ phận Kiểm toán Nội bộ phải báo cáo trực tiếp vấn đề này lên Ban Giám đốc và Cơ quan quản lý nếu nghiêm trọng.